Agansa Primatama đạt được sự hội nhập toàn cầu liền mạch với việc đưa G Suite vào sử dụng.

Giới thiệu
Được thành lập vào năm 1994, PT. Agansa Primatama (Agansa) là một trong những công ty được thiết lập tốt nhất trong ngành công nghiệp dệt của Indonesia. Công ty tập trung vào việc cung cấp máy móc thiết bị, phụ kiện và phụ tùng thay thế cho các hoạt động kéo sợi, dệt và đan. Agansa cũng đại diện cho một số nhà sản xuất các thiết bị và công nghệ dệt hàng đầu thế giới đến từ châu Âu, Nhật Bản và Hoa Kỳ.

350 nhân viên của công ty được chia thành hai bộ phận khác nhau – sản xuất phân phối và dịch vụ khách hàng. Trụ sở chính của Agansa nằm ở Bandung, với các hoạt động được hỗ trợ bởi hai văn phòng khác ở Jakarta và Solo. Công ty cũng có sự hiện diện tại Singapore và Thái Lan.

Thách thức
Kết nối liên tục là một mệnh lệnh kinh doanh chủ chốt, đặc biệt cho một doanh nghiệp quốc tế như Agansa có các đối tác dịch vụ và khách hàng trên khắp toàn cầu. Trước khi chuyển sang Google Apps, công ty đã trải qua rất nhiều vấn đề khi phải gửi và nhận email thông qua nhà cung cấp máy chủ email trước đây của mình. Máy chủ được cung cấp bởi bên thứ ba này cũng thiếu ổn định gây gián đoạn cho các qui trình làm việc. Điều này là một thách thức đối với Agansa vì ảnh hưởng tới thông tin liên lạc của họ với các đối tác và khách hàng ở các múi giờ khác nhau. Điều quan trọng là giải pháp email của Agansa phải luôn duy trì được khả năng sẵn sàng hoạt động tại mọi thời điểm.

Như mọi tổ chức toàn cầu khác, Agansa đã trải qua một quá trình biến đổi lớn về phong cách làm việc của các nhân viên. Với sự phổ biến ngày càng tăng của xu hướng “Dùng Thiết Bị Riêng Của Bạn” đang tạo đà cho lực lượng lao động di động, người lao động muốn được duy trì kết nối và lựa chọn cách làm việc từ xa trên các thiết bị thông minh của họ. Các nhân viên Agansa từ các bộ phận kiểm toán và CNTT thường xuyên phải di chuyển tới nhiều địa điểm khác nhau cho các nhiệm vụ đào tạo, dịch vụ và kiểm toán. Tuy nhiên, sự di chuyển đã làm gián đoạn công việc khi mà họ không thể làm việc từ xa do thiếu các năng lực di động. Điều này cũng làm ảnh hưởng tới năng suất khi các nhân viên phải dành thêm thời gian để giải quyết một số lượng lớn các công việc tồn đọng trong khi họ di chuyển.


“Toàn bộ các hoạt động của chúng tôi giờ được tích hợp với Google Apps. Tiện ích lịch chia sẻ này phục vụ như một công cụ quản lý con người – các nhà quản lý giờ hiểu rõ hơn tải lượng công việc của nhóm mình và dễ dàng tái phân nhiệm mỗi khi có thành viên trong nhóm bị quá tải hoặc vắng mặt. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất mà còn đảm bảo đáp ứng các thời hạn và đem lại sự hài lòng cho khách hàng” – Hardi Halim Liem, Chủ Sở Hữu và người đứng đầu bộ phận CNTT của Agansa


Giải pháp
Chủ Sở Hữu và người đứng đầu bộ phận CNTT của Agansa, Hardi Halim Liem đã phát hiện ra Google Apps thông qua truyền miệng và bắt tay vào các nghiên cứu của mình, bao gồm việc tìm mua một cuốn sách về Google để tìm hiểu thêm về các giải pháp này.

“Có rất nhiều các tính năng trên Google Apps hữu dụng cho sự sử dụng hàng ngày của tôi. Tôi đã nghiên cứu các tính năng này trước khi giới thiệu Google Apps cho các nhân viên của mình”, Hardi nói, và cho biết thêm rằng Google Apps cung cấp nhiều tính năng hơn so với bất cứ nhà cung cấp nào khác. Cộng tác với Sada System, đại lý Google Apps tại Surabaya, các nhân viên của Agansa đã trải qua một khóa đào tạo cơ bản để tìm hiểu về các chức năng của Google Apps.

Kết quả
Sau gần một năm sử dụng Google Apps, Hardi đã thấy năng suất tăng 70%. Đặc biệt, Google Drive và Gmail giúp gia tăng hiệu quả giữa các nhân viên. Lịch Google Calendar đã chứng tỏ là một thành công lớn cho các nhà quản lý khi nó cho phép họ theo dõi và giám sát các nhiệm vụ và lịch làm việc của nhóm mình.

“Toàn bộ hoạt động của chúng tôi giờ được tích hợp với Google Apps. Tiện ích lịch chia sẻ này phục vụ như một công cụ quản lý con người – các nhà quản lý giờ hiểu rõ hơn tải lượng công việc của nhóm mình và dễ dàng tái phân nhiệm mỗi khi có thành viên trong nhóm bị quá tải hoặc vắng mặt. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất mà còn đảm bảo đáp ứng các thời hạn và đem lại sự hài lòng cho khách hàng”, Hardi cộng thêm.

Sự tích hợp này cũng cho phép các nhân viên tạo và chia sẻ các tài liệu làm việc qua Google Drive. Các tài liệu này có thể được truy cập dễ dàng từ bất cứ nơi đâu và đặc biệt hữu ích cho các nhân viên thường xuyên di chuyển.

“Khả năng di động được cải tiến này đã giúp các nhân viên của tôi gia tăng năng suất khoảng 50%. Họ có thể vừa trả lời email và làm việc trên các tài liệu ngay trong lúc di chuyển đến địa điểm tiếp theo của mình. Với Google Apps, chúng tôi luôn tự tin vào khả năng truy cập email và các tập tin công việc của mình”, Hardi nói.

Quy trình làm việc và khả năng tích hợp tốt hơn không phải là những lợi ích duy nhất mà Agansa được trải nghiệm. Máy chủ đám mây của Google Apps đã chứng tỏ khả năng đem lại hiệu quả chi phí cao hơn so với một máy chủ truyền thống. Bộ phận CNTT giờ có thể thực hiện hầu hết mọi công việc quản trị CNTT từ xa mà không còn phải phụ thuộc vào máy chủ bên thứ ba nữa, giúp tiết kiệm chi phí từ 10-15%.

“Google Apps đã giúp cải tiến các công việc kinh doanh quốc tế của chúng tôi. Chúng tôi giờ có thể tự tin và hoạt động liền mạch với các đối tác toàn cầu và các khách hàng của mình. Về mặt nội bộ, chúng tôi cũng chứng kiến nhiều lợi ích, ​​ đặc biệt trong việc tích hợp các quy trình và tiết kiệm chi phí hoạt động”, Hardi kết luận.


Tóm tắt

  • Những điều họ muốn làm:

1. Khả năng kết nối email ổn định
2. Khả năng di động tốt hơn cho các nhân viên hay phải liên tục di chuyển

  • Những điều họ đã làm:

1. Sử dụng lịch Google Calendar để đạt được khả năng quan sát tốt hơn với các nhiệm vụ và trách nhiệm của người lao động
2. Dễ dàng tạo và truy cập tài liệu của công ty thông qua Google Drive

  • Những điều họ đã đạt được:

1. Gia tăng năng suất và hiệu quả thêm 70%
2. Tiết kiệm chi phí từ 10-15%
3. Năng lực di động của nhân viên tăng 50%
4. Các nhà quản lý giờ có thể theo dõi và giám sát các kết quả công việc thông qua lịch Calendar